Het ziekteverzuim in Nederland lag in 2024 op gemiddeld 5,2 procent, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Dat betekent dat van elke duizend beschikbare werkdagen er ruim vijftig verloren gaan door ziekte. Achter dat getal gaan mensen schuil die soms maandenlang thuiszitten, terwijl werkgevers, collega's en hr-afdelingen zoeken naar een verantwoorde manier om hen te begeleiden naar herstel en werkhervatting. Precies in die beginperiode, vroeg in het verzuimproces, speelt de probleemanalyse van de bedrijfsarts een centrale rol.
De probleemanalyse is geen intern formulier dat een manager even invult. Het is een wettelijk verplicht document, opgesteld door de bedrijfsarts, dat het fundament legt voor het hele re-integratietraject. Toch blijkt in de praktijk dat werkgevers en medewerkers er vaak weinig van weten: wat staat er precies in, wie heeft inzage, wat gebeurt er als het te laat is en wat doe je vervolgens met de uitkomsten? In dit artikel beantwoorden we al die vragen, stap voor stap.
Wat is een probleemanalyse precies?
Een probleemanalyse is een beoordeling die de bedrijfsarts opstelt wanneer een medewerker dreigend langdurig ziek is. Het document beschrijft de functionele beperkingen van de medewerker, geeft aan wat iemand op dat moment wel en niet kan, en bevat een re-integratieadvies gericht op terugkeer naar werk. De analyse is geen medisch rapport vol diagnoses: de werkgever ontvangt geen medische informatie, maar krijgt wél inzicht in de belastbaarheid en de mogelijkheden voor werkhervatting.
Concreet bevat een probleemanalyse doorgaans de volgende elementen: de datum van de eerste ziektedag, de mate van arbeidsongeschiktheid, de beperkingen in het dagelijks en professioneel functioneren, het verwachte beloop van herstel, eventuele werkgerelateerde factoren en een advies over de te nemen re-integratiestappen. Ook vermeldt het document of de medewerker het eens is met de inhoud. Zo is de analyse meteen een gedeeld vertrekpunt voor werkgever en medewerker.
Wie stelt de probleemanalyse op?
De probleemanalyse wordt uitsluitend opgesteld door de bedrijfsarts, of door een geregistreerd arts onder verantwoordelijkheid van een gecertificeerde arbodienst. De werkgever speelt hierin geen inhoudelijke rol: die geeft de opdracht en draagt zorg voor het proces, maar schrijft het document niet zelf. Dat onderscheid is bewust, omdat alleen een bedrijfsarts medisch en arbeidskundig gekwalificeerd is om beperkingen en belastbaarheid te beoordelen.
Bij Dokter Beter is de bedrijfsarts de vaste gesprekspartner voor werkgever en medewerker gedurende het hele verzuimproces. Dokter Beter werkt samen met Arbo Concern, een gecertificeerde arbodienst. Omdat de bedrijfsarts al vroeg in beeld is, beschikt hij of zij bij het opstellen van de probleemanalyse al over context: eerdere spreekuurgesprekken, inzicht in de werkplek en kennis van de sector. Dat maakt de analyse concreter en bruikbaarder dan een kille momentopname.
Wanneer moet de probleemanalyse klaar zijn?
De Arboportaal-richtlijn is helder: de bedrijfsarts moet de probleemanalyse uiterlijk binnen zes weken na de eerste ziektedag opstellen. Dat geldt zodra er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Vervolgens heeft de werkgever, samen met de medewerker, maximaal twee weken de tijd om op basis van die analyse een plan van aanpak op te stellen. Dat plan moet er dus uiterlijk in week acht zijn.
Afhankelijk van de klachten, met name bij psychische problematiek, kan het nodig zijn de probleemanalyse eerder op te stellen. De bedrijfsarts beoordeelt dat per situatie. Gedurende het verdere verzuimtraject kan de analyse worden bijgesteld als de situatie van de medewerker verandert. Zo blijft het document een levend instrument dat de werkelijkheid weerspiegelt, in plaats van een statisch stuk papier uit week zes.
Een veelgemaakte fout: de probleemanalyse als formaliteit zien
Een hardnekkig misverstand is dat de probleemanalyse puur een administratieve verplichting is. Werkgevers archiveren het document soms zonder er iets mee te doen, of ze wachten tot week zes zonder de bedrijfsarts eerder in te schakelen. Dat is een gemiste kans. De analyse is geen eindpunt, maar juist een startpunt voor effectieve werkhervatting. Hoe vroeger de bedrijfsarts betrokken is, hoe beter de kwaliteit van de probleemanalyse, en hoe concreter het plan van aanpak dat erop volgt.
Een ander misverstand: sommige werkgevers denken dat ze de inhoud zelf mogen aanvullen of aanpassen. Dat is niet zo. De probleemanalyse valt onder de professionele verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. Wel mag de medewerker aangeven het er niet mee eens te zijn, en heeft die de mogelijkheid een second opinion aan te vragen bij een andere bedrijfsarts.
Wat zijn de gevolgen als de probleemanalyse ontbreekt of te laat is?
De risico's zijn concreet. Het UWV beoordeelt na twee jaar ziekte het volledige re-integratiedossier. Een ontbrekende of te laat opgestelde probleemanalyse is een veelvoorkomende reden voor een negatief oordeel. In dat geval kan het UWV een loonsanctie opleggen, waardoor de werkgever verplicht wordt het loon van de zieke medewerker maximaal 52 weken langer door te betalen. Dat is een forse financiële consequentie die eenvoudig te voorkomen is door de juiste stappen op tijd te zetten.
Bovendien heeft een ontbrekende probleemanalyse direct gevolgen voor de medewerker: zonder die analyse kan er geen goed plan van aanpak worden gemaakt, en zonder plan van aanpak heeft het re-integratietraject geen richting. Zo vertraagt een gemiste deadline in week zes het hele traject tot aan week 104.
Van probleemanalyse naar plan van aanpak: zo werkt het in de praktijk
De probleemanalyse geeft richting, maar de werkgever en medewerker moeten er samen iets mee doen. Op basis van de analyse stellen zij gezamenlijk een plan van aanpak op, waarin concrete afspraken staan over werkhervatting, eventuele aanpassingen in taken of werktijden, en de begeleiding die daarvoor nodig is. Dat plan wordt vervolgens elke zes weken geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.
Praktische tips voor werkgevers om het proces goed te laten verlopen:
- Meld verzuim tijdig bij de bedrijfsarts, bij voorkeur in de eerste week.
- Zorg dat de bedrijfsarts voldoende context heeft: informeer over de functie, het team en eventuele werkgerelateerde factoren.
- Bewaar de probleemanalyse direct in het re-integratiedossier en stel een herinnering in voor de deadline van het plan van aanpak.
- Vraag de bedrijfsarts om een bijstelling zodra de situatie van de medewerker verandert.
- Volg de adviezen in de probleemanalyse op en leg afwijkingen altijd schriftelijk vast met een motivatie.
Het UWV-modelformulier voor de probleemanalyse is openbaar beschikbaar en geeft een goed beeld van wat er inhoudelijk verwacht wordt. Ook de toelichting op het Arboportaal over de Wet verbetering poortwachter biedt een helder overzicht van alle verplichte stappen en termijnen.
De bedrijfsarts als anker vroeg in het verzuim
De probleemanalyse staat niet op zichzelf. Ze is onderdeel van een groter geheel: een doorlopend begeleidingsproces waarbij de bedrijfsarts, de werkgever en de medewerker samen optrekken. Hoe eerder de bedrijfsarts betrokken is, hoe groter de kans dat verzuim korter duurt en dat werkhervatting soepel verloopt. De eerste zes weken van ziekte zijn daarin het meest bepalend: in die periode is de kans op succesvolle terugkeer naar werk het grootst.
Bij Dokter Beter werken we met vaste bedrijfsartsencapaciteit per dagdeel of per dag, afgestemd op de omvang en behoefte van jouw organisatie. Zo is er altijd een vertrouwde arts beschikbaar die jouw medewerkers en werkomgeving kent, ook op het moment dat de probleemanalyse moet worden opgesteld. Heb je vragen over hoe je dat het beste kunt organiseren? Dokter Beter neemt binnen een werkdag contact op.
Een probleemanalyse die op tijd klaar is, geeft richting aan herstel en houdt een loonsanctie buiten de deur.
De probleemanalyse is het eerste en meest bepalende document in een re-integratietraject. Wie dit document serieus neemt en tijdig laat opstellen, legt een stevige basis voor een traject dat zowel voor de medewerker als voor de organisatie goed uitpakt.
Key takeaways
- De probleemanalyse is wettelijk verplicht en wordt uitsluitend opgesteld door de bedrijfsarts, uiterlijk in week zes van het verzuim.
- Het document beschrijft wat de medewerker wel en niet kan, hoe herstel wordt verwacht en welke stappen richting werkhervatting worden geadviseerd, zonder medische diagnoses te delen met de werkgever.
- Binnen twee weken na de probleemanalyse stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op: de analyse is dus geen eindpunt, maar een vertrekpunt.
- Een ontbrekende of te laat opgestelde probleemanalyse kan leiden tot een loonsanctie van het UWV, met maximaal 52 weken extra loondoorbetaling als gevolg.
- De analyse kan gedurende het verzuim worden bijgesteld als de situatie verandert; vraag de bedrijfsarts hier actief om.
- Hoe eerder de bedrijfsarts betrokken is, hoe beter de kwaliteit van de probleemanalyse en hoe groter de kans op succesvolle re-integratie.
- Leg afwijkingen van het advies van de bedrijfsarts altijd schriftelijk vast, zodat je dossier compleet en verdedigbaar is bij een UWV-beoordeling.
Wil je weten hoe een vaste bedrijfsarts jouw organisatie kan helpen bij tijdige en zorgvuldige verzuimbegeleiding? Neem contact op met Dokter Beter, we denken graag met je mee.