Loonsanctie UWV: hoe voorkom je die als werkgever?

In 2024 verstrekte UWV ruim 69.000 nieuwe WIA-uitkeringen, een stijging van 15,8% ten opzichte van een jaar eerder. Deze toename is niet alleen een signaal van langdurig verzuim, maar ook van meer re-integratiedossiers die scherp worden bekeken. Voor werkgevers betekent dit dat het risico op een loonsanctie een reële financiële en organisatorische uitdaging vormt.

Een loonsanctie kan volgen als UWV oordeelt dat er tijdens de eerste 104 ziekteweken onvoldoende is gedaan aan re-integratie. Uw organisatie moet dan mogelijk het loon van de werknemer tot 52 weken extra doorbetalen, zonder mogelijkheid tot ontslag in deze periode. Vaak ontstaan problemen door gemiste deadlines, te laat onderzocht passend werk, een te late start van het tweede spoor, of een verzuimdossier dat onvoldoende onderbouwd is. Zelfs als u het advies van de bedrijfsarts opvolgt, biedt dat tegenwoordig niet altijd volledige zekerheid.

De actualiteit toont het belang van dit thema aan; psychische klachten en werkstress zijn grote oorzaken van verzuim, terwijl preventie vaak pas na uitval aandacht krijgt. In dit artikel presenteren we hoe u een loonsanctie van UWV kunt voorkomen met tijdige verzuimbegeleiding, heldere rolverdeling en goede dossiervorming. Door een scherpe regie op re-integratie en duurzame inzetbaarheid kunt u uw organisatie behoeden voor onverwachte financiële lasten. Lees verder op onze website.

Loonsanctie UWV voorkomen begint bij de juiste basis in de eerste weken

Wie een loonsanctie UWV wil voorkomen, moet vooral begrijpen dat het UWV niet alleen kijkt naar de uitkomst van de re-integratie, maar vooral naar de geleverde inspanningen. Volgens het UWV kan een werkgever verplicht worden om na 104 weken ziekte het loon nog maximaal 52 weken door te betalen als er te weinig aan re-integratie is gedaan. Die beoordeling vindt plaats op basis van het re-integratieverslag bij de WIA-aanvraag.

De basis daarvoor wordt al in de eerste weken gelegd. De Wet verbetering poortwachter vraagt om een strak proces met duidelijke termijnen. Zo moet de ziekmelding snel bij de arbodienst of bedrijfsarts terechtkomen, stelt de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 de probleemanalyse op en maken werkgever en werknemer uiterlijk in week 8 samen een plan van aanpak. Daarna volgen periodieke evaluaties, in de praktijk vaak elke 6 weken, de 42e-weekmelding aan UWV en de eerstejaarsevaluatie rond week 52.

Voor werkgevers betekent dit dat goede bedoelingen niet genoeg zijn. U moet kunnen laten zien dat u tijdig heeft gehandeld, adviezen heeft opgevolgd en keuzes heeft onderbouwd. In ons artikel over re-integratie bij langdurig verzuim voor werkgevers lichten we dat proces uitgebreider toe.

Voor werknemers is die vroege fase net zo belangrijk. Juist dan ontstaat duidelijkheid over wat iemand nog wél kan, welke opbouw haalbaar is en welke afspraken gelden. Voor de bedrijfsarts ligt hier de taak om onafhankelijk de belastbaarheid en mogelijkheden te beoordelen. Alleen de bedrijfsarts mag bepalen of sprake is van arbeidsongeschiktheid en wat medisch verantwoord is in de opbouw.

Loonsanctie UWV voorkomen vraagt om een volledig en actueel dossier

Een van de meest voorkomende oorzaken van problemen bij de RIV-toets is een dossier dat onvolledig, te laat of te algemeen is. Als werkgever moet u daarom niet alleen stappen zetten, maar ze ook goed vastleggen. Denk aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, bijstellingen, voortgangsgesprekken, de eerstejaarsevaluatie en onderbouwingen van keuzes rond passend werk.

Het UWV beoordeelt namelijk of u “voldoende heeft gedaan”. Zonder dossiervorming is dat lastig aannemelijk te maken. Dat geldt ook wanneer u in de praktijk veel contact had met de werknemer. Wat niet is vastgelegd, telt bij een beoordeling vaak nauwelijks mee.

In de praktijk zien we dat vooral deze punten aandacht vragen:

Tijdige documenten en heldere actualisaties

Een plan van aanpak dat eenmaal is opgesteld en daarna niet meer wordt aangepast, is risicovol. Re-integratie is een dynamisch proces. Belastbaarheid kan veranderen, werkhervatting kan sneller of juist minder snel gaan en soms blijkt passend werk toch niet passend genoeg. Leg daarom steeds vast wat er besproken is, wat de vervolgstap is en waarom.

Afspraken over passend werk concreet maken

Algemene omschrijvingen zoals “we houden contact” of “we kijken naar mogelijkheden” zijn onvoldoende sterk. Het is beter om te noteren welk werk is onderzocht, welke aanpassingen zijn gedaan, hoeveel uren haalbaar werden geacht en wat het resultaat daarvan was.

Medische en arbeidskundige lijnen goed gescheiden houden

De bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid en mogelijkheden. De werkgever beslist vervolgens, binnen dat kader, over werk, organisatie en aanbod van passend werk. Die rolverdeling moet ook uit het dossier blijken. In ons artikel over wat een bedrijfsarts precies doet leest u meer over die afbakening.

Loonsanctie UWV voorkomen betekent actief sturen op spoor 1 en spoor 2

Veel loonsancties ontstaan doordat kansen in spoor 1 of spoor 2 te laat zijn benut. Het uitgangspunt is altijd terugkeer in eigen werk, eventueel aangepast. Als dat niet haalbaar is, moet gekeken worden naar ander passend werk binnen de eigen organisatie. Pas wanneer dat onvoldoende perspectief biedt, komt spoor 2 in beeld: zoeken naar passend werk buiten de eigen organisatie.

Daarbij is timing belangrijk. Volgens informatie van Rijksoverheid moet u uiterlijk rond het einde van het eerste ziektejaar serieus werk maken van re-integratie buiten de organisatie als intern geen duurzaam perspectief bestaat. Wachten “omdat herstel misschien toch nog komt” is vaak een risicofactor.

Spoor 1: benut wat binnen de organisatie mogelijk is

Het UWV verwacht dat u onderzoekt of werk, werkplek of taken aangepast kunnen worden. Dat kan gaan om minder uren, andere taken, een aangepast tempo, hulpmiddelen of een tijdelijke functie. Als zulke mogelijkheden er zijn, maar niet of laat worden ingezet, kan dat tegen u werken bij de RIV-toets.

Daarom is het verstandig om niet alleen te vragen óf terugkeer in eigen functie mogelijk is, maar ook welke tussenstappen haalbaar zijn. Soms is volledige werkhervatting nog niet aan de orde, maar is opbouw in aangepast werk wel mogelijk.

Spoor 2: niet te laat starten

Als duidelijk wordt dat duurzame terugkeer binnen de eigen organisatie niet haalbaar is, moet spoor 2 tijdig opstarten. In veel dossiers zien we dat hier te lang mee wordt gewacht. Dat gebeurt bijvoorbeeld als partijen blijven hopen op herstel, terwijl objectief gezien weinig voortgang zichtbaar is.

Een tijdig arbeidsdeskundig onderzoek en inzet van re-integratie tweede spoor kan helpen om beter te onderbouwen welke route passend is. Voor werkgevers is dat belangrijk, omdat het laat zien dat u niet afwacht maar onderzoekt welke duurzame oplossing haalbaar is.

Loonsanctie UWV voorkomen lukt alleen als verantwoordelijkheden helder zijn

Werkgevers denken soms dat de arbodienst of bedrijfsarts “het proces bewaakt” en dat daarmee het risico voldoende is afgedekt. In de praktijk blijft de werkgever eindverantwoordelijk voor de re-integratie. Dat betekent dat fouten of vertraging aan de kant van dienstverleners niet automatisch een afdoende excuus zijn richting UWV.

Voor werkgevers vraagt dat om regie. U hoeft de medische beoordeling niet zelf te doen, maar u moet wel bewaken dat adviezen op tijd komen, gesprekken worden ingepland, passende interventies worden ingezet en deadlines niet verlopen. Ons artikel over verplichtingen van werkgevers rondom arbo en verzuim sluit daar goed op aan.

Voor werknemers is het belangrijk om mee te werken aan redelijke re-integratiestappen. Dat betekent onder meer verschijnen bij afspraken, passend werk serieus oppakken en open communiceren over wat wel en niet lukt. Weigert een werknemer passend werk zonder goede reden, dan kan dat gevolgen hebben voor de loondoorbetaling.

Voor de bedrijfsarts is een duidelijke, actuele en goed onderbouwde probleemanalyse belangrijk. Daarnaast helpt het als adviezen praktisch toepasbaar zijn: welke beperkingen zijn er, welke mogelijkheden zijn er, welke opbouw is voorstelbaar en wanneer moet herbeoordeling plaatsvinden?

Loonsanctie UWV voorkomen bij psychisch verzuim vraagt extra aandacht

Psychische klachten spelen een steeds grotere rol bij langdurig verzuim. CBS en TNO laten zien dat psychische klachten een groot aandeel hebben in langdurige uitval, terwijl de duur en kosten van dit verzuim vaak hoog zijn. Dat maakt het risico op langdurige dossiers groter, en daarmee ook het belang van zorgvuldig re-integreren.

Juist bij psychisch verzuim ontstaat soms discussie over belastbaarheid, tempo van opbouw en passend werk. Werkgever en werknemer willen duidelijkheid, terwijl herstel grillig kan verlopen. In zulke situaties is een te afwachtende houding riskant, maar te veel druk zetten werkt ook averechts.

Wat helpt, is klein en concreet werken:

• bespreek regelmatig wat wel lukt in plaats van alleen wat niet lukt;
• leg belastbaarheid en beperkingen actueel vast via de bedrijfsarts;
• onderzoek ook tijdelijke, lichte of aangepaste werkzaamheden;
• evalueer frequenter als het herstel wisselend verloopt.

Daarnaast blijft preventie belangrijk. De NVAB wijst er terecht op dat de aandacht niet alleen moet uitgaan naar handelen ná uitval, maar ook naar het voorkomen ervan. Een goed basiscontract met een arbodienst en tijdige toegang tot bedrijfsartszorg helpen daarbij.

Loonsanctie UWV voorkomen bij twijfel: vraag op tijd een deskundigenoordeel aan

Als de re-integratie vastloopt of als er twijfel ontstaat over de vraag of uw inspanningen voldoende zijn, kan een deskundigenoordeel van UWV veel waarde hebben. UWV geeft aan dat werkgevers dit kunnen aanvragen als zij willen weten of zij voldoende doen aan de re-integratie. Dat oordeel kan vervolgens gebruikt worden om tijdig bij te sturen en zo een loonsanctie te helpen voorkomen.

Dat is vooral verstandig in situaties zoals:

• verschil van inzicht over passend werk;
• onduidelijkheid over belastbaarheid en inzetbaarheid;
• twijfel of spoor 2 al moet starten;
• stagnerende opbouw zonder duidelijke medische verklaring;
• discussie over de vraag of werkgever of werknemer voldoende meewerkt.

Een deskundigenoordeel kost geld, maar kan veel grotere kosten helpen voorkomen als het leidt tot tijdige correctie van het traject.

Loonsanctie UWV voorkomen blijft ook in 2026 een aandachtspunt door verschil in medische beoordeling

Een lastig punt in de praktijk is dat het volgen van het advies van de bedrijfsarts nog niet altijd volledige zekerheid biedt. Het UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen zelfstandig en de verzekeringsarts kan achteraf anders kijken naar de belastbaarheid dan de bedrijfsarts tijdens het traject deed. Daardoor kunnen werkgevers alsnog met een loonsanctie worden geconfronteerd.

Juist daarom is het verstandig om bij twijfel extra zorgvuldig te werken: mogelijkheden laten onderzoeken, keuzes documenteren en niet te snel aannemen dat “geen benutbare mogelijkheden” zonder verdere onderbouwing voldoende bescherming biedt.

Tegelijk is er beweging in beleid. Volgens Rijksoverheid over het wetsvoorstel waarbij het advies van de bedrijfsarts leidend wordt bij de RIV-toets moet dit werkgevers meer zekerheid geven. Ook de NVAB over het wetsvoorstel rond het medisch advies van de bedrijfsarts bij de RIV-toets noemt dit een positieve ontwikkeling. Voor nu geldt echter nog steeds dat zorgvuldig handelen én zorgvuldig vastleggen de veiligste route is.

Loonsanctie UWV voorkomen: praktische checklist voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts

Voor werkgevers

• meld verzuim direct bij arbodienst of bedrijfsarts;
• bewaar de termijnen van week 6, 8, 42, 52 en 91;
• zorg dat passend werk aantoonbaar is onderzocht;
• stel spoor 2 niet onnodig uit;
• documenteer elk overleg, elke afweging en elke bijstelling;
• vraag bij twijfel een deskundigenoordeel aan.

Voor werknemers

• werk mee aan gesprekken en interventies;
• bespreek open wat haalbaar is en wat niet;
• neem passend werk serieus als dit binnen uw belastbaarheid valt;
• houd eigen voortgang en knelpunten ook zelf bij.

Voor bedrijfsartsen

• lever tijdig een heldere probleemanalyse;
• formuleer belastbaarheid zo concreet mogelijk;
• benoem niet alleen beperkingen, maar ook inzetbare mogelijkheden;
• adviseer wanneer herbeoordeling of arbeidsdeskundige inzet nodig is.

Met tijdige regie, duidelijke afspraken en een goed bijgehouden dossier versterkt u uw positie als werkgever en verkleint u de kans op onnodige vertraging, discussie of loonsancties in het re-integratietraject.

Key takeaways

• Leg in de eerste weken van het verzuimproces de basis voor een sterk re-integratiebeleid door snel te handelen en afspraken vast te leggen.
• Wees aantoonbaar actief in re-integratie: het UWV beoordeelt vooral wat u heeft gedaan, niet alleen het eindresultaat.
• Houd een volledig en actueel dossier bij, zodat keuzes, voortgang en de inzet van passend werk goed onderbouwd zijn.
• Schakel op tijd tussen spoor 1 en spoor 2 om te laten zien dat u actief stuurt op passende en haalbare oplossingen.
• Overweeg bij twijfel een deskundigenoordeel om richting en helderheid te krijgen en het traject tijdig bij te sturen.
• Door preventief te werken aan duurzame inzetbaarheid verkleint u de kans op langdurig verzuim en versterkt u gezond werk binnen uw organisatie.

Door samen vroegtijdig het gesprek te voeren, keuzes vast te leggen en het dossier op orde te houden, bouwt u stap voor stap aan een voorspelbaar en betrouwbaar re-integratieproces. Zo werkt u met werknemers, HR en bedrijfsarts aan duurzame inzetbaarheid, gezond werk en het voorkomen van langdurig uitval.