Wat is een basiscontract arbodienst en wat moet erin staan?

In 2014 meldde 46% van de bedrijfsartsen nooit een beroepsziekte, wat aantoont hoe snel arbeidsgezondheid een papieren onderwerp kan worden. Dit benadrukt het belang van duidelijke afspraken om verzuim te voorkomen en medewerkers veilig en gezond aan het werk te houden. Het basiscontract met een arbodienst is daarom meer dan een administratieve verplichting uit de Arbowet.

Elke werkgever met personeel dient een schriftelijke overeenkomst te hebben met een arbodienst of bedrijfsarts, waarin staat hoe wettelijke arbotaken worden uitgevoerd, zoals verzuimbegeleiding en de mogelijkheid voor een second opinion. Indien dit ontbreekt, kan dat leiden tot handhaving en boetes door de Nederlandse Arbeidsinspectie. In dit artikel leest u wat een basiscontract arbodienst precies is, wat erin moet staan en waar u in de praktijk op moet letten. Meer informatie vindt u hier.

Wat een basiscontract arbodienst minimaal moet regelen

Een basiscontract arbodienst is de schriftelijke overeenkomst waarin u vastlegt hoe u zich laat ondersteunen bij de wettelijke arbotaken uit de Arbowet. Volgens Arboportaal over het basiscontract is zo’n contract verplicht voor iedere werkgever met personeel. Het gaat dus niet om een vrijblijvende serviceafspraak, maar om de minimale arbozorg die geregeld moet zijn.

Dat minimum heeft een duidelijke bedoeling: werknemers moeten toegang hebben tot onafhankelijke bedrijfsgezondheidskundige ondersteuning, terwijl werkgevers weten welke taken zijn belegd en hoe aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan. De overheid benadrukt op Rijksoverheid over arbobeleid dat in dit contract de minimale rechten en plichten van werkgever, werknemer en arbodienstverlener staan.

In de praktijk betekent dit dat een basiscontract arbodienst niet alleen iets zegt over verzuimbegeleiding, maar juist ook over preventie, toegang tot de bedrijfsarts en de samenwerking met andere betrokkenen binnen de organisatie.

Welke taken onder het basiscontract arbodienst vallen

De Arbowet verplicht werkgevers om zich voor bepaalde taken te laten bijstaan door kerndeskundigen. Volgens Arboportaal over de eisen aan het basiscontract gaat het in elk geval om:

• deskundige begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie;
• toetsing van en advisering over de RI&E;
• arbeidsgezondheidskundig onderzoek, zoals PAGO of PMO waar dat aan de orde is;
• ondersteuning bij preventie en bescherming van werknemers.

Voor u als werkgever is het belangrijk om te beseffen dat het basiscontract alleen het wettelijke minimum afdekt. Organisaties kiezen daarnaast vaak voor aanvullende afspraken, bijvoorbeeld over inzetbaarheid, preventieve spreekuren, training van leidinggevenden of extra ondersteuning bij langdurig verzuim. Dat verandert niets aan de kern: zonder een goed ingericht basiscontract arbodienst ontbreekt de wettelijke basis.

Voor werknemers maakt dit onderscheid ook uit. Een contract dat alleen op papier bestaat, maar niet duidelijk regelt hoe toegang tot de bedrijfsarts werkt of hoe een second opinion wordt aangevraagd, biedt in de praktijk weinig houvast.

Verplichte onderdelen in een basiscontract arbodienst

Toegang tot de bedrijfsarts in het basiscontract arbodienst

Een werknemer moet de bedrijfsarts kunnen raadplegen, ook als er nog geen sprake is van verzuim. De gewijzigde Arbowet heeft dit nadrukkelijk versterkt via het open spreekuur. De NVAB bevestigt op toegang tot de bedrijfsarts voor werknemers dat werknemers zonder toestemming van de werkgever naar dit spreekuur moeten kunnen.

Voor werkgevers betekent dit dat het basiscontract arbodienst concreet moet maken hoe die toegang is geregeld. Alleen opschrijven dat werknemers “contact kunnen opnemen” is meestal te vaag. Beter is om vast te leggen via welk kanaal dit gebeurt, hoe vertrouwelijkheid is geborgd en binnen welke termijn een afspraak mogelijk is.

Vrije toegang van de bedrijfsarts tot de werkplek

Volgens Arboportaal over waar het basiscontract aan moet voldoen moet de bedrijfsarts iedere werkplek vrij kunnen bezoeken. Dat is belangrijk omdat goede advisering niet alleen vanuit de spreekkamer plaatsvindt. Een werkplekbezoek maakt het mogelijk om risico’s, belasting en organisatieomstandigheden beter te beoordelen.

Voor de bedrijfsarts is dit nodig om preventief te kunnen werken. Voor werkgevers helpt het om adviezen beter te laten aansluiten op de werkelijkheid van de werkvloer. In sectoren met fysieke belasting, ploegendiensten of psychosociale belasting is dit vaak extra waardevol.

Second opinion in het basiscontract arbodienst

Werknemers moeten een second opinion kunnen aanvragen bij een andere bedrijfsarts als zij twijfelen aan een gegeven advies. De NVAB vermeldt bovendien dat de kosten hiervan voor rekening van de werkgever zijn, binnen de daarvoor afgesproken procedures. Dit recht moet duidelijk in het basiscontract arbodienst zijn opgenomen.

In de praktijk voorkomt een duidelijke regeling onnodige discussie. Werknemers weten dan waar zij aan toe zijn, en werkgevers voorkomen vertraging doordat de route al vooraf is vastgelegd.

Klachtenprocedure en professionele onafhankelijkheid

Ieder arbodienst of bedrijfsarts moet beschikken over een duidelijke klachtenprocedure. Ook dat hoort thuis in het basiscontract arbodienst. Werknemers moeten weten waar zij terechtkunnen als zij ontevreden zijn over de dienstverlening of de bejegening.

Daarnaast is professionele onafhankelijkheid belangrijk. Een bedrijfsarts moet zijn werk kunnen doen vanuit medische en professionele normen, niet onder druk van organisatorische of financiële belangen. Juist daarom is het verstandig om in contractafspraken helder te zijn over rollen, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen.

Overleg met preventiemedewerker en OR of PVT

Het contract moet ook regelen dat de bedrijfsarts en andere deskundigen kunnen samenwerken met de preventiemedewerker en de medezeggenschap. Volgens Arboportaal hoort dit expliciet bij de minimale inhoud. Dat lijkt administratief, maar is in de praktijk juist belangrijk voor goed arbobeleid.

De preventiemedewerker kent de dagelijkse praktijk binnen de organisatie. De OR of PVT vertegenwoordigt werknemersbelangen. Door deze samenwerking goed te organiseren, wordt het basiscontract arbodienst meer dan een papieren verplichting: het wordt een werkbaar onderdeel van uw arbo- en verzuimaanpak. In dat kader kan ook ons artikel over verplichtingen als werkgever rondom arbo en verzuim nuttig zijn.

Het basiscontract arbodienst en melding van beroepsziekten

Een onderdeel dat in de praktijk nog wel eens onderbelicht blijft, is de meldingsplicht voor beroepsziekten. In de gewijzigde Arbowet is nadrukkelijk opgenomen dat de bedrijfsarts tijd en gelegenheid moet hebben om beroepsziekten te signaleren en te melden. Arboportaal noemt dit expliciet bij de wijzigingen van de Arbowet per 1 juli 2017.

Voor werkgevers betekent dit dat u in het basiscontract arbodienst ruimte moet bieden voor deze taak. Als dit niet is geregeld, komt preventie in de knel. Meldingen dragen namelijk bij aan beter inzicht in gezondheidsrisico’s op de werkvloer en kunnen aanleiding zijn om processen, werkplekken of beleid aan te passen.

Voor werknemers is dit belangrijk omdat beroepsgebonden klachten dan niet alleen individueel worden bekeken, maar ook kunnen leiden tot bredere verbeteringen in de organisatie.

Vangnetregeling of maatwerkregeling bij een basiscontract arbodienst

Wanneer kiest u voor vangnet?

Volgens Arboportaal over maatwerkregeling en vangnetregeling sluiten veel werkgevers hun basiscontract arbodienst af via de vangnetregeling. Daarbij contracteert u één gecertificeerde arbodienst die de verplichte ondersteuning organiseert.

Dit is vaak overzichtelijk, vooral voor kleinere en middelgrote organisaties. De lijnen zijn korter, verantwoordelijkheden liggen duidelijker vast en u hoeft minder zelf te coördineren.

Wanneer is maatwerk mogelijk?

Bij de maatwerkregeling kiest u zelf welke deskundigen of diensten u contracteert. Dat kan alleen als daar schriftelijke overeenstemming over is met OR, PVT of via de cao, zoals uitgelegd op Arboportaal over basiscontract en maatwerkregeling. In die constructie blijft ten minste één bedrijfsarts verplicht voor de wettelijke arbotaken.

Voor grotere organisaties kan maatwerk aantrekkelijk zijn, bijvoorbeeld als er al interne expertise aanwezig is. Tegelijk vraagt dit meer regie. U moet dan niet alleen contracten afsluiten, maar ook zorgen dat alle verplichte onderdelen daadwerkelijk op elkaar aansluiten.

Wat het basiscontract arbodienst betekent voor werkgevers

Voor werkgevers is een goed basiscontract arbodienst in de eerste plaats een wettelijke verplichting, maar het is ook een praktisch sturingsdocument. Het helpt u om vooraf duidelijkheid te creëren over:

• wie welke arbotaken uitvoert;
• hoe verzuimbegeleiding en preventie zijn ingericht;
• hoe werknemers toegang krijgen tot de bedrijfsarts;
• hoe second opinion en klachtenafhandeling verlopen;
• hoe samenwerking met preventiemedewerker en OR is geregeld.

Dat voorkomt onduidelijkheid op momenten dat snelheid nodig is, bijvoorbeeld bij ziekteverzuim of signalen van ongezonde werkbelasting. Wie wil weten hoe de rolverdeling in de praktijk werkt, kan ook kijken naar wat een bedrijfsarts precies doet en hoe een bedrijfsarts inschakelen werkt en wat het kost.

Wat het basiscontract arbodienst betekent voor werknemers

Voor werknemers biedt het basiscontract arbodienst bescherming en duidelijkheid. Zij moeten weten dat de bedrijfsarts toegankelijk is, ook preventief. Zij moeten een second opinion kunnen aanvragen. En zij moeten kunnen rekenen op een zorgvuldige klachtenprocedure.

In de praktijk draagt dat bij aan vertrouwen. Werknemers stappen eerder naar de bedrijfsarts bij beginnende klachten als de route laagdrempelig is en als duidelijk is dat een consult niet alleen bedoeld is voor mensen die al ziek thuiszitten. Dat ondersteunt vroegsignalering en kan uitval helpen voorkomen.

Wat het basiscontract arbodienst betekent voor de bedrijfsarts

Voor de bedrijfsarts schept het basiscontract arbodienst de voorwaarden om professioneel en onafhankelijk te kunnen handelen. Dat gaat om toegang tot de werkvloer, ruimte voor overleg, tijd voor preventieve taken en de mogelijkheid om beroepsziekten te melden.

Zonder die randvoorwaarden verschuift de praktijk al snel te veel naar alleen verzuimbegeleiding. Juist een goed contract helpt om de bredere rol van de bedrijfsarts waar te maken, bijvoorbeeld bij preventie, duurzame inzetbaarheid en advies over arbeidsomstandigheden. In organisaties waar die samenwerking intensiever gewenst is, kan een in-company bedrijfsarts een passende vervolgstap zijn.

Veelgemaakte fouten bij een basiscontract arbodienst

Een terugkerende valkuil is dat werkgevers denken dat elk standaardcontract automatisch voldoet. Dat hoeft niet zo te zijn. Let daarom op deze punten:

• er staat wel een arbodienstverlener in het contract, maar verplichte rechten van werknemers zijn niet uitgewerkt;
• toegang tot het open spreekuur is niet praktisch geregeld;
• de second opinion-procedure ontbreekt of is onduidelijk;
• samenwerking met preventiemedewerker of OR is niet benoemd;
• vrije toegang van de bedrijfsarts tot werkplekken is niet vastgelegd;
• de meldingsplicht voor beroepsziekten krijgt geen plek in de afspraken.

Omdat de werkgever verantwoordelijk blijft voor de inhoud, is het verstandig om het contract periodiek te toetsen aan de actuele wet- en regelgeving en aan de praktijk van uw organisatie. Een basiscontract arbodienst moet niet alleen juridisch kloppen, maar ook uitvoerbaar zijn voor alle betrokkenen.

Met een stevig en goed doordacht basiscontract met uw arbodienst schept u duidelijkheid, voldoet u aan de Arbowet en maakt u het mogelijk om medewerkers eerder en beter te ondersteunen, ook preventief.

Key takeaways

• Een basiscontract arbodienst gaat verder dan verzuimbegeleiding en regelt ook toegang tot de bedrijfsarts, second opinions en klachtenafhandeling.
• Leg helder vast hoe medewerkers het open spreekuur kunnen gebruiken en hoe de bedrijfsarts toegang krijgt tot de werkvloer en werkplekken.
• Zorg dat samenwerking met de preventiemedewerker, OR of PVT en het melden van beroepsziekten duidelijk beschreven is.
• Controleer regelmatig of uw contract niet alleen juridisch in orde is, maar ook werkbaar is in de dagelijkse praktijk voor leidinggevenden en medewerkers.
• Met duidelijke afspraken in het basiscontract kunnen we eerder signaleren, beter adviseren en samen werken aan gezond, veilig en plezierig werk.

Door nu te investeren in een helder basiscontract arbodienst, legt u een waardevolle basis voor duurzame inzetbaarheid, vroegtijdige preventie en een organisatie waarin gezond werken vanzelfsprekend wordt.