Wat zijn je verplichtingen als werkgever rondom arbo en verzuim?

In het vierde kwartaal van 2025 was het ziekteverzuim 5,6 procent. Dat betekent dat van elke 1.000 te werken dagen er 56 verloren gingen aan ziekte. Voor jou als werkgever of HR-professional is dit veel meer dan slechts een statistiek; het heeft directe impact op je planning, de belasting van je team, loonkosten en de duurzame inzetbaarheid van je mensen. Een zieke medewerker kost gemiddeld € 405 per dag, en psychische klachten spelen nog steeds een grote rol in langdurig verzuim.

Het is daarom belangrijk om goed op de hoogte te zijn van je verplichtingen rondom arbo en verzuim. De Arbowet vereist meer van werkgevers dan simpelweg reageren op een ziekmelding. Je moet bijvoorbeeld risico’s in kaart brengen met een RI&E, een preventiemedewerker aanwijzen, je werknemers toegang geven tot de bedrijfsarts, en zorgen voor een goed basiscontract met een arbodienst. Bovendien start je verantwoordelijkheid binnen de Wet verbetering poortwachter meteen na een ziekmelding, met specifieke stappen voor verzuimbegeleiding en re-integratie die op tijd en volledig moeten worden aangepakt.

Laat je dit na, dan loop je niet alleen gezondheidsrisico’s voor je medewerkers op, maar ook financiële en juridische risico’s, zoals een mogelijke loonsanctie van het UWV. In ons blog verkennen we wat de wet precies van je vraagt, waar werkgevers vaak tegenaan lopen, en hoe je arbo en verzuim slimmer kunt organiseren met een focus op preventie én mensgericht werkgeverschap.

Verplichtingen werkgever arbo: wat je wettelijk moet regelen

De basis van de verplichtingen werkgever arbo is helder: je moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dat volgt uit de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Die wetgeving schrijft niet voor dat elk bedrijf exact dezelfde maatregelen neemt, maar wel dat je risico’s in kaart brengt en passende acties neemt.

Een eerste verplicht onderdeel is de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Daarin leg je vast welke risico’s medewerkers lopen, bijvoorbeeld door fysieke belasting, beeldschermwerk, gevaarlijke stoffen, lawaai of werkdruk. Bij de RI&E hoort ook een plan van aanpak, waarin staat welke maatregelen je neemt, wie daarvoor verantwoordelijk is en op welke termijn je dat regelt. Volgens Rijksoverheid over de zorgplicht van de werkgever volgens de Arbowet en Arboportaal over verplichtingen van werkgevers en werknemers is dit een vast onderdeel van goed arbobeleid.

Daarnaast moet iedere werkgever ten minste één preventiemedewerker aanwijzen. Die ondersteunt bij het opstellen en uitvoeren van de RI&E en werkt mee aan maatregelen om gezond en veilig werken te verbeteren. In kleine organisaties mag de werkgever die rol soms zelf vervullen, maar ook dan blijft het belangrijk dat deze taak daadwerkelijk inhoud krijgt.

Verder moet je werknemers toegang geven tot een bedrijfsarts. Dat is niet alleen relevant bij ziekte, maar juist ook om gezondheidsklachten en uitval te helpen voorkomen. Werknemers mogen de bedrijfsarts bovendien zonder toestemming van de werkgever bezoeken. Dat recht is vastgelegd in de Arbowet en wordt ook benadrukt door NVAB over een bedrijfsarts inhuren.

Verplichtingen werkgever arbo en het basiscontract met de bedrijfsarts

Een belangrijk onderdeel van de verplichtingen werkgever arbo is het afsluiten van een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Zonder zo’n overeenkomst voldoe je niet aan de wettelijke eisen. In dat basiscontract leg je vast hoe de arbodienstverlening is geregeld en bij welke wettelijke taken je deskundige ondersteuning krijgt.

Volgens Arboportaal over het basiscontract en Arboportaal over de inhoud van het basiscontract moet daarin onder meer geregeld zijn:

• begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie
• toetsing van en advies over de RI&E
• het aanbieden van een PAGO
• de mogelijkheid voor werknemers om een second opinion aan te vragen
• een klachtenprocedure
• toegang van de bedrijfsarts tot de werkplek
• samenwerking met preventiemedewerker en ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging

Voor jou als werkgever betekent dit dat een bedrijfsarts geen losse “oproepdienst” hoort te zijn die je alleen inschakelt als iemand langdurig ziek is. Goed arbobeleid vraagt om structurele samenwerking. Dat sluit ook aan bij onze visie op bedrijfsarts inschakelen: preventie, tijdige signalering en duidelijke begeleiding werken beter dan pas reageren als problemen al groot zijn geworden.

Wat dit praktisch betekent voor werkgever, werknemer en bedrijfsarts

Voor de werkgever betekent het basiscontract dat je vooraf moet nadenken over processen, verantwoordelijkheden en bereikbaarheid. Voor werknemers betekent het dat zij toegang hebben tot onafhankelijke medische begeleiding. Voor de bedrijfsarts betekent het dat die voldoende ruimte moet krijgen om zijn of haar wettelijke taken goed uit te voeren, inclusief werkplekbezoek en preventief advies.

Dat onafhankelijke karakter is belangrijk. De bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid, werkhervatting en preventie, maar deelt geen medische details met de werkgever. Daardoor blijft het medisch beroepsgeheim beschermd en weet jij als werkgever wel wat nodig is voor werkhervatting, zonder dat je inzage krijgt in de diagnose.

Verplichtingen werkgever arbo bij verzuim vanaf de eerste ziektedag

Zodra een medewerker zich ziekmeldt, verschuift de aandacht van preventie naar verzuimbegeleiding en re-integratie. Ook daar horen duidelijke verplichtingen werkgever arbo bij. De Wet verbetering poortwachter verlangt dat werkgever en werknemer samen, met ondersteuning van de bedrijfsarts of arbodienst, werken aan terugkeer naar werk.

Belangrijke stappen zijn:

• de ziekmelding tijdig doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts
• binnen zes weken een probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts
• uiterlijk in week acht samen een plan van aanpak maken
• de voortgang regelmatig evalueren en vastleggen
• in week 42 de ziekmelding doorgeven aan UWV
• richting het einde van de wachttijd het re-integratieverslag compleet aanleveren

Deze werkwijze is gebaseerd op Arboportaal over de Wet verbetering poortwachter, NVAB over wat de Wet verbetering poortwachter inhoudt en UWV over beoordeling van het re-integratieverslag.

Verplichtingen werkgever arbo en loondoorbetaling tijdens ziekte

Een van de bekendste verplichtingen is de loondoorbetaling bij ziekte. Volgens de wet betaal je als werkgever maximaal twee jaar loon door tijdens ziekte, oftewel 104 weken. In die periode werk je samen met de werknemer aan re-integratie. Dat volgt uit UWV over loondoorbetaling tijdens ziekte.

In de praktijk betekent dit dat verzuim niet alleen een HR-onderwerp is, maar ook een financieel risico. Daarbij spelen niet alleen de directe loonkosten een rol, maar ook vervanging, verminderde productiviteit en extra druk op collega’s. Dat risico is allesbehalve theoretisch. Volgens CBS over ziekteverzuim lag het ziekteverzuim in het vierde kwartaal van 2025 op 5,6 procent. En uit TNO/CBS-data blijkt dat werkdruk en werkstress een grote rol spelen bij werkgerelateerd verzuim, zoals te zien is op TNO over psychosociale arbeidsbelasting.

Verplichtingen werkgever arbo bij psychosociale arbeidsbelasting

De verplichtingen werkgever arbo gaan verder dan fysieke veiligheid. Je hebt ook een wettelijke taak om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen of te beperken. Daaronder vallen onder meer werkdruk, werkstress, pesten, agressie, geweld, discriminatie en seksuele intimidatie.

Volgens Arboportaal over psychosociale arbeidsbelasting en SER over psychosociale arbeidsbelasting moet PSA onderdeel zijn van je RI&E en plan van aanpak. Dat betekent dus dat je niet kunt volstaan met een algemene opmerking als “we letten op werkdruk”. Je moet risico’s concreet inventariseren en maatregelen treffen.

Praktische invulling van PSA-beleid

Denk bijvoorbeeld aan:

• duidelijke afspraken over bereikbaarheid buiten werktijd
• realistische taakverdeling en personeelsplanning
• training voor leidinggevenden in het herkennen van overbelasting
• een vertrouwenspersoon of heldere meldroute bij ongewenst gedrag
• periodieke gesprekken over werkdruk, herstel en belastbaarheid
• analyse van verzuimpatronen per team of functie

Voor werknemers betekent dit dat zij mogen verwachten dat signalen serieus worden genomen. Voor jou als werkgever betekent het dat preventie van werkstress onderdeel hoort te zijn van normaal beleid. Voor de bedrijfsarts betekent het dat hij of zij kan adviseren over signalen, risico’s en passende maatregelen op organisatieniveau.

Verplichtingen werkgever arbo: PAGO, open spreekuur en preventie

Een onderwerp dat soms minder aandacht krijgt, maar wel bij de verplichtingen werkgever arbo hoort, is het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO). Je bent verplicht werknemers de mogelijkheid te bieden om zo’n onderzoek te ondergaan als er arbeidsgebonden gezondheidsrisico’s zijn. Werknemers zijn niet verplicht om deel te nemen, maar jij moet het aanbod wel doen.

Het PAGO is belangrijk omdat het helpt om gezondheidsproblemen vroeg te signaleren. Denk aan klachten door beeldschermwerk, fysieke belasting, ploegendiensten of blootstelling aan stoffen of lawaai. De uitkomsten kunnen aanleiding zijn voor aanpassingen in werk, werkplek of beleid.

Ook het vrije toegangsspreekuur bij de bedrijfsarts hoort hierbij. Werknemers mogen zonder toestemming van de werkgever contact opnemen met de bedrijfsarts als zij vragen hebben over gezondheid en werk. Dat kan helpen om verzuim te voorkomen voordat iemand daadwerkelijk uitvalt. Werkgevers die dit actief onder de aandacht brengen, laten zien dat zij preventie serieus nemen.

Preventie wordt sterker als je die ook verbindt aan duurzame inzetbaarheid. Daarbij kan samenwerking met verschillende deskundigen nuttig zijn, zoals de preventiemedewerker, leidinggevenden en waar nodig arbeidsdeskundigen en re-integratie tweede spoor wanneer terugkeer in de eigen functie of organisatie niet meer haalbaar blijkt.

Verplichtingen werkgever arbo omzetten naar een werkbare aanpak

In de praktijk werkt arbobeleid alleen goed als het niet in losse documenten blijft hangen. Een werkbare aanpak bestaat meestal uit een vaste cyclus:

• risico’s inventariseren in de RI&E
• maatregelen plannen in het plan van aanpak
• verantwoordelijkheden beleggen bij leidinggevenden, HR en preventiemedewerker
• werknemers toegang geven tot de bedrijfsarts
• verzuimbegeleiding en poortwachterstappen tijdig uitvoeren
• evalueren op basis van verzuimcijfers, signalen uit teams en adviezen van deskundigen

Voor jou als werkgever is het belangrijk om die onderdelen met elkaar te verbinden. Een verzuimgeval staat zelden op zichzelf. Regelmatig laten langdurige trajecten zien dat eerder al signalen zichtbaar waren: hoge werkdruk, onvoldoende herstel, onduidelijke taken of een werkplek die niet goed was ingericht.

Voor werknemers geeft zo’n aanpak duidelijkheid: bij wie kunnen zij terecht, wat mogen zij verwachten en hoe wordt met gezondheid en privacy omgegaan? Voor de bedrijfsarts maakt het verschil tussen reactief en effectief samenwerken. Als de bedrijfsarts pas laat wordt betrokken, zijn de mogelijkheden vaak beperkter dan wanneer preventie, werkplekbezoek en vroeg overleg al goed geregeld zijn.

Met een doordachte arbo-aanpak maak je gezond en veilig werken concreet, voorspelbaar en beter beheersbaar. Zo verlaag je het risico op verzuim en uitval én vergroot je de duurzame inzetbaarheid van je medewerkers.

Key takeaways

• Zorg dat je RI&E, plan van aanpak en preventiemedewerker niet alleen formeel geregeld zijn, maar ook zichtbaar en werkbaar zijn in de dagelijkse praktijk.
• Leg in een helder basiscontract vast hoe je samenwerkt met de bedrijfsarts, inclusief afspraken over preventie, spreekuren en verzuimbegeleiding.
• Volg vanaf de eerste ziektedag de juiste stappen volgens de Wet verbetering poortwachter om grip te houden op re-integratie en discussies achteraf te voorkomen.
• Neem psychosociale arbeidsbelasting serieus door werkdruk, ongewenst gedrag en herstel structureel in je arbobeleid en gesprekscyclus op te nemen.
• Zet actief in op PAGO, laagdrempelige toegang tot de bedrijfsarts en vroegtijdige signalering om klachten en langdurige uitval voor te blijven.
• Betrek leidinggevenden en medewerkers bij je arbo-aanpak, zodat veilig en gezond werken een gedeelde verantwoordelijkheid wordt.

Door vandaag te investeren in preventie en een goed georganiseerd arbobeleid, bouw je stap voor stap aan een organisatie waar mensen met vertrouwen, energie en plezier kunnen blijven werken. Daar profiteren jij, je medewerkers én je organisatie elke dag van.